سیستم‌های اطلاعات مدیریت (MIS)

جلسات مجازی (Virtual Meetings)، راهی به سوی مدیریت هوشمند در کسب و کار

مدیریت هوشمند با جلسات مجازی

سفر کردن کارکنان برای بسیاری از شرکت ها به خصوص در حوزه ی مشاوره مدیریت، ارزیابی، حسابداری و غیره ضروری می باشد. درجلسات مجازی سال های اخیر، با توجه به افزایش قیمت سوخت در سطح جهانی، هزینه های فزاینده ی سفرها، مدیران شرکت ها را بر آن داشته تا به دنبال جایگزین مناسبی برای سفر کردن باشند. یکی از مناسب ترین راه های موجود، برگزاری جلسات و ملاقات ها به صورت مجازی می باشد. طبق گزارشGlobal e-Sustainability Initiative و Climate Group در سال ۲۰۰۸، به طور متوسط تا ۲۰ درصد از سفرهای کاری را می توان با ملاقات های مجازی جایگزین کرد. در این مطلب نگاهی داریم به فن آوری های موجود در این زمینه و مزایای استفاده از این فن آوری ها.

راه حل های موجود برای جلسات مجازی

ویدئو کنفرانس یکی از راه حل های موجود است که در آن، صدا و تصویر به طور همزمان بین دو مکان و از طریق یک شبکه (و یا اینترنت) مخابره می شود. در گذشته به علت هزینه ی بالای خطوط پرسرعت برای انتقال اطلاعات، دسترسی به ویدئو کنفرانس برای بسیاری شرکت ها ممکن نبود و به این علت، اهمیت زیادی به آن داده نمی شد. اما با گذشت زمان، فن آوری فشرده کردن صدا و تصویر و همچنین دسترسی به اینترنت پرسرعت رشد کرده است، به طوری که هزینه های استفاده از ویدئو کنفرانس کاهش یافته و توجه دست اندرکاران به استفاده از این خدمات بیشتر شده است. در این سال ها، درآمد شرکت های عرضه کننده خدمات ویدئو کنفرانس حدوداً ۳۰ درصد در سال رشد کرده است. طرفدارن ویدئو کنفرانس معتقدند که تنها مزیت آن کاهش هزینه های سفر یا رفت و آمد کارکنان نیست، بلکه بدین ترتیب، “ارتباط بهتر” میسر می شود. این ارتباط مجازی، تماس با شرکا، تأمین کنندگان، شعبات و کارمندان را در سراسر جهان و متناوب تر از گذشته ممکن می سازد. طبیعتاً در صورت نبود ارتباط مجازی، تناوب تماس ها به علت مشکلات سفر کردن، کمتر می شود. یک مزیت دیگر، امکان تماس با افرادی است که تا به حال از طریق سفر کردن نیز قابل دسترس نبودند. اهمیت نکته ی اخیر به خصوص در بازاریابی و جذب مشتریان جدید نمایان تر می شود. علاوه بر همه اینها، یک مزیت دیگر استفاده از این فن آوری، امکان کار کردن افراد از داخل خانه می باشد که از طرفی منجر به رسیدگی بیشتر کارکنان به امور شخصی و خانوادگی می شود و از طرف دیگر نیاز به دفاتر کار را کمتر می کند.

مشکلات ویدیو کنفرانس

همانطور که پیشتر نیز گفته شد، اشکال خدمات ویدئو کنفرانس همواره در قیمت آن بوده است. در واقع قیمت این خدمات نسبت مستقیمی با کیفیت صدا و تصویر و خدمات جانبی دارد. بالاترین سطح کیفی در محصولاتی معروف به Telepresence عرضه می شود که برای خریداران آن حدوداً پانصد هزار دلار در سال هزینه دارند. اینگونه خدمات معمولاً تنها توسط تأمین کنندگان معدود و صاحب نامی چون Cisco و HP عرضه می شود و شرکت های بزرگی مانند Accenture از مشتریان آن هستند.

در این میان شرکت هایی مانند LifeSize نیز محصول کمابیش مشابهی را با قیمت تنها چند هزار دلار برای کسب و کارهای کوچک و متوسط عرضه می کنند که طبعاً کیفیت پایین تری نسبت به مورد قبلی دارد. برای کاربرانی که به دنبال یک فن آوری مجانی برای ویدئو کنفرانس می گردند، محصولاتی مانند اسکایپ (Skype) و اوو (ooVoo) در بازار موجود هستند. البته اسکایپ و اوو علاوه بر کیفیت پایین تر صدا و تصویر در مقایسه با رقبای تجاری خود و نداشتن بسیاری خدمات جانبی مانند نامه های (پیام های) ویدئویی، یک عیب دیگر نیز دارند و آن اینکه همه گروه های حاضر در یک جلسه ی مجازی، باید از یک نرم افزار واحد استفاده کنند، در حالی که بیشتر نمونه های تجاری، اجازه ی برقراری ارتباط با دیگر نرم افزار ها و فن آوری ها را به کاربران می دهند. از محصولات تجاری حاضر در بازار می توان به Microsoft Office Live Meeting، Adobe Acrobat Connect و WebEx اشاره کرد که خصوصاً برای مقاصد بازاریابی و همچنین آموزشی مناسب می باشند.

جمع بندی و نتیحه گیری

قبل از خرید و نصب یک سیستم جلسات مجازی، باید مطمئن شد که استفاده از این فن آوری سودآور خواهد بود. مدیران باید میزان نیاز کارکنان به سفر و نوع جلسات ضروری را تعیین کنند تا بتوانند محصول مناسبی از محصولات موجود در بازار را انتخاب کنند.

در پایان باید به این نکته اذعان کرد که گرچه جلسات مجازی امکانات جدیدی را برای شرکت ها فراهم می آورند، اما هنوز همه ی سفرها و گفتگوهای حضوری قابل جایگزینی نیستند. بسیاری اوقات، نفسِ سفر کردن و ملاقات حضوری با یک مشتری، باعث ایجاد علاقه مندی و اعتماد بین دو طرف شده و امضای قرارداد را ممکن می سازد.

منابع مورد استفاده در این مطلب:

کتاب انگلیسی:

Management Information System نوشته ی Ken Laudon و Jane Laudon

سایت انگلیسی:

The New York Times

نمایش بیشتر

سید حمیدرضا عظیمی

سید حمیدرضا عظیمی، دانش آموخته مهندسی صنایع دانشگاه صنعتی امیرکبیر در مقطع کارشناسی و کارشناسی ارشد مدیریت بازرگانی با گرایش بازاریابی از دانشگاه شهید بهشتی و دکتری مدیریت از دانشگاه علامه طباطبایی که از سال 1382 فعال فضای تجارت الکترونیک بوده و هم اکنون از مدرسین مدیریت بازاریابی و به طور مشخص بازاریابی اینترنتی (Digital Marketing) است. رزومه کامل من را اینجا ببینید

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا