بعد از جنگ جهانی دوم، سیستمی تحت عنوان ۵S، در ژاپن مطرح گردید. ۵S سیستمی برای بهسازی و آراستگی در محیط کار می باشد و هم چنین سیستمی است برای دستیابی به کیفیت عالی در محیط کاری. به عبارت دقیق تر می توان گفت، ۵S فنی است که به منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان بکار گرفته می شود. وجه تسمیه آن پنج کلمه ژاپنی Seiri, Seiton Seiketso, Shitsuke, Seiso است و هدف آن بهسازی فرآیندهای سازمان و حذف اتلاف وقت می باشد. پس از مشاهده‌ی نتایج مطلوب بکارگیری این نظام، به تدریج سایر کشورها نیز اقدام به استفاده از آن نمودند بطوری که تبدیل به یکی از شایع ترین استانداردها در سازمان ها (به خصوص بنگاه های اقتصادی کوچگ و متوسط) گردید.
جدول اساس ساماندهی
میزان نیاز | دفعات نیاز (درجه کاربرد) | روش جایدهی و نگاهداری |
کم | – آنچه در تمام سال گذشته مطلقاً مورد استفاده قرار نداده‌اید. – آنچه طی ۶ تا ۱۲ ماه گذشته فقط یکبار از آن استفاده کرده‌اید. | – دور بریزید. – در جای دور نگهداری کنید. |
متوسط | – آنچه طی ۲ تا ۶ ماه گذشته تنها یک بار برایتان کاربرد داشته – آنچه بیش از یکبار در ماه کاربرد دارد. | – در محل کار و در نقطه کانونی نگاه دارید. – در محل کار و در نقطه کانونی نگاه دارید. |
بسیار | – آنچه هفته‌ای یک بار مورد استفاده‌تان است. – آنچه هر روز مورد استفاده‌تان است. – آنچه هر روز بارها بکار می‌گیرد. | – در محل کار و در نقطه دسترس خود نگهدارید یا لزوماً با خود حمل کنید. – در محل کار و در نقطه دسترس خود نگهدارید یا لزوماً با خود حمل کنید. – در محل کار و در نقطه دسترس خود نگهدارید یا لزوماً با خود حمل کنید. |
جدول جایدهی و نگاهداری اشیاء مورد استفاده
اقلام | جای نگاهداری آنها |
هر چه مورد استفاده مکرر و بسیار است. | – در دسترس خود قرار دهید. |
آنچه غالباً مورد استفاده است. | – در محلی قرار دهید که از نظر دسترسی، شناخت جا و بازگرداندن به جایشان آسان باشد. |
آنچه گاهگاه کاربرد دارد | – بی‌درنگ پس از کاربرد به جایشان بازگردانید و از تابلو، تصویر نمایه‌های رنگی و وسایل و علامتهای دیگر برای تشخیص محلشان استفاده کنید. |
اسناد و پرونده‌ها | – از نظر محل استقرار در قفسه‌ها و از نظر ترتیب استقرار با نمایه‌گذاری رنگی و شماره‌گذاری مشخص کنید. |
در این بخش، به طور خلاصه نحوه فعالیت های مورد نیاز به تفکیک هر یک از اجزای نظام ارائه می شوند:
سین اول: ساماندهی
به ژاپنی: Seiri
به انگلبسی: Sort
اقدامات:
- شناسایی اقلام ضروری از غیرضروری
- طبقه‌بندی اشیاء و دسته‌بندی
- تعیین اولویت نگهداری برای اشیاء
- ذخیره‌سازی مناسب بر حسب نیاز
- دور ریختن اقلام زاید
اهداف:
- تعیین معیارهایی برای حذف غیرضروری‌ها
- بکارگیری مدیریت اولویتها و تعیین اولویتها
- حذف علل آلودگی
فعالیت ها:
- حذف غیرضروری‌ها بر اساس معیارهای تعیین شده
- مبارزه با علل آلودگی مشکلات
- کیزن و استانداردسازی بر اساس اصول
اصول:
- مدیریت اولویتها و مبارزه با علل
نمونه فعالیتهایی که در این مرحله می‌بایست انجام پذیرد:
۱- دور ریختن اشیایی که به آنها نیاز ندارید.
۲- مبارزه با علل آلودگی و نشت.
۳- خانه‌تکانی و تمیز کردن محل.
۴- رفع عیوب و خرابی‌ها
۵- بازبینی پوششها و محفظه‌ها بمنظور پیشگیری از نشت و آلودگی.
۶- تمیز کردن کف محل کار.
۷- ساماندهی انبارها.
۸- حذف آلودگی و گرد و غبار.
۹- حذف نشتهای روغن.
۱۰- کنترل بر روی حضور به موقع افراد.
۱۱- نظارت بر نظم پوششها.
۱۲- حذف وسایل ایجادکننده بی‌نظمی.
۱۳- قوانین انتظامات.
۱۴- در دسترس قرار دادن قوانین نظم.
۱۵- تشکیل کمیته انضباطی.
۱۶- توجیه کارکنان انبارها بر حفظ اموال در بحث نظم و ترتیب آنها.
۱۷- تدوین آئین‌نامه نحوه برخورد با ضایعات.
۱۸- تشکیل کمیته تشخیص ضایعات.
۱۹- تدوین قوانین راهنمایی و رانندگی در کارخانه (برای عبور لیفتراک، پارک خودروها).
۲۰- فروش مرتب و منظم ضایعات و گزارش‌دهی به کمیته ۵S و مدیریت ارشد سازمان.
سین دوم: نظم و ترتیب
به ژاپنی: Seito
به انگلیسی: Set In Order
اقدامات:
- قرار دادن اشیاء در مکان مناسب
- تعیین محل صحیح
- تعیین نحوه استقرار در محل
- رعایت مقررات استقرار نتایج
- پیدا کردن اشیاء به سادگی (مکان)
- یافتن اشیاء به سرعت (زمان)
اهداف:
- نظم و ترتیب در محل کار
- استقرار و جایدهی مناسب (از لحظ کیفیت، ایمنی، و بازدهی)
- ارتقاء بهره‌وری از طریق حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشیاء
فعالیت ها:
- تمرین و رقابت در زمینه آوردن و بازگرداندن اشیاء
- مرتب کردن محل کار، تجهیزات و اشیاء
اصول:
- استقرار و ذخیره‌سازی کارکردی، حذف نیاز به جستجو
نمونه فعالیتهایی که در این مرحله می‌بایست انجام پذیرد:
۱- استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص آن
۲- آوردن و بازگرداندن هر چیز در مدت ۳۰ ثانیه
۳- استاندارد کردن امور پرونده‌ها
۴- نشانه‌گذاری محدوده‌ها و محل استقرار اشیاء
۵- حذف پوششها و قفلها
۶- هر چیز که زودتر آمده، زودتر می‌رود.
۷- نظم و ترتیب در تابلوی اطلاعات
۸- طراحی اعلانات بنحوی که خواندن آنها آسان باشد.
۹- رعایت خطوط مستقیم و زوایای قائمه
۱۰- ذخیره‌سازی و استقرار کارکرد موارد و اشیاء مورد نظر
سین سوم: پاکیزه‌سازی
به ژاپنی: Seiso
به انگلیسی: Shine
اقدامات:
- پاکیزه‌سازی محیط کار
- دور ریختن ضایعات
- پاکیزه‌سازی از آلودگی‌ها
- تحت کنترل گرفتن لوازم و محیط
- ازبینی لوازم مصرفی
- کنترل مکانها و اشیاء
اهداف:
- دستیابی به میزان مطلوبی از پاکیزگی، حذف کامل آلودگی‌ها
- شناسایی مشکلات جزیی از طریق بازبینی
- درک پاکیزه‌سازی به عنوان نوعی بازبینی
فعالیت ها:
- به کارگیری ۵S به هنگام لزوم
- پاکیزه‌سازی بهتر و دقیق‌تر
- پاکیزه‌سازی و بازبینی تجهیزات و ابزارها
اصول:
- پاکیزه‌سازی به عنوان نوعی بازبینی و درجات مختلف پاکیزگی
نمونه فعالیتهایی که در این مرحله می‌بایست انجام پذیرد:
۱- تمرینات سریع ۵S
۲- مسئولیتهای فردی
۳- آسان‌سازی، پاکیزه‌سازی و بازبینی
۴- فعالیتها و مسابقاتی برای تمیز کردن هر چه بهتر
۵- مسئولیت تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار (این موضوع در در ۵S از اولویت برخوردار است).
۶- انجام بازبینی و پاکیزه‌سازی، و رفع مشکلات جزیی
۷- پاکیزه کردن محلهایی که اکثر افراد آنها را نمی‌بینند.
سین چهارم: حفظ و نگهداری – استانداردسازی
به ژاپنی: Seketsu
به انگلیسی: Standardize
اقدامات:
- کنترل و اصلاح دایمی
- پاکسازی
- نظم و ترتیب
- نظافت
- استانداردسازی
- بازدید و مشاهده
- بهره‌گیری از رنگ
اهداف:
- استانداردهای اجرایی برای تداوم ۵S
- مدیریت دیداری خلاق بمنظور آشکار شدن ناهمگونی‌ها و موارد غیرعادی
فعالیت ها:
- مدیریت دیداری خلاق
- تشخیص و اقدام و سریع و بهنگام
- بکارگیری ابزارهایی (از قبیل دفترچه‌ای راهنما) برای حفظ استانداردها و روند استانداردسازی
- نمایه‌گذاری با رنگها
اصول:
- مدیریت دیداری و استاندارد کردن فعالیتهای ۵S
نمونه فعالیتهایی که در این مرحله می‌بایست انجام پذیرد:
۱- علامات و نشانه‌های تائیدکننده
۲- علامت‌گذاری محدوده‌های خطر بر روی اندازه نماها
۳- برچسبهای حرارتی
۴- علامات نشان‌دهنده جهت
۵- برچسبهای نشان‌دهنده جهت‌های باز و بسته کردن
۶- برچسبهای نشان‌دهنده جهت‌های باز و بسته کردن
۷- برچسبهای نشان‌دهنده ولتاژ
۸- نمایه‌گذاری رنگی لوله‌ها
۹- برچسبهای روغن
۱۰- رنگهای هشداردهنده
۱۱- علایم مربوط به تجهیزات خاموش‌کننده آتش
۱۲- تمهیدات پیشگیری‌کننده از خطا و اشتباه
۱۳- برچسبهای نشان‌دهنده مسئولیت
۱۴- نمایه‌گذاری و انتظام سیمها
۱۵- علائم مشخص‌کننده انجام شدن بازبینی
۱۶- برچسبهای نشان‌دهنده میزان دقت ابزار
۱۷- برچسبهای نشان‌دهنده حدود
۱۸- نمایه‌گذاری با رنگها
۱۹- استفاده از پوشش‌های شفاف
۲۰- پیشگیری از ایجاد صدا و ارتعاش
۲۱- استقرار اشیاء به نحوی که بتوان آنها را “چشم‌بسته” بکار برد و کنترل کرد.
۲۲- تقویم‌ها و سررسیدهای ۵S
۲۳- زیباسازی محیط کارخانه‌ها و فضای اطراف آن مانند پارکها.
سین پنجم: انضباط و فرهنگ‌سازی
به ژاپنی: Shitsuke
به انگلیسی: Sustain
اقدامات:
- آموزش افراد و آگاهی
- آگاهی از مقررات
- ایجاد عادات صحیح
- حضور کلیه افراد
- گردهمایی و جلسات کوتاه
- تکرار شفاهی الزامات
اهداف:
- مشارکت کامل در ایجاد عادات صحیح و پیروی از مقررات
- عادت به برقراری ارتباط به نحو صحیح و کنترل نتیجه آن
فعالیت ها:
- اجرای یکی از فعالیتهای ۵S به مدت یک دقیقه
- ارتباط متقابل
- مسئولیتهای فردی
- تمرین عادات صحیح
اصول:
- شکل‌دهی عادات صحیح و انضباط محیط کار
نمونه فعالیتهایی که در این مرحله می‌بایست انجام پذیرد:
۱- پاکیزه‌سازی همگانی
۲- تمرین و وقت‌شناسی
۳- تمرین نظم و ترتیب
۴- پوشیدن کفشهای ایمنی
۵- مدیریت فضاهای عمومی و نحوه رفتار در آنها
۶- تمرین اقدامات اضطراری
۷- مسئولیت فردی
۸- تمرین ارتباط و تلفن
۹- دفترچه‌ها و کتابهای راهنمای ۵S
۱۰- توجه به زیبایی‌ها و رعایت ظواهر
نکته مهمی که باید مورد توجه قرار گیرد این است که بطور کلی در استفاده از استانداردها می بایست همواره از طریق بازرسی های دقیق دوره ای ضمانت اجرایی را افزایش داد تا بتوان استانداردها را از یک حالت صوری و اسمی به صورت کاملاً کاربردی تبدیل نمود و در نهایت از مزایای استاندارد بطور کامل استفاده نمود.
منابع مورد استفاده در این مطلب:
کتاب انگلیسی ۵S Pocket guide
جزوه آموزشی ۵S
این مطلب توسط آقای سید حمیدرضا عظیمی نوشته شده است.
