یکی از خصوصیت‌های مهندس‌ها این است که دوست دارند هر کاری را خودشان انجام دهند؛ و یا در هر کاری خودشان را درگیر می‌کنند و به اصطلاح دست به آچار هستند …
و چه اوضاعی می‌شود وقتی که یک مهندس فقط با تکیه بر ویژگی‌های مهندسی‌اش، بخواهد مدیر شود!
می‌توان گفت باید با سلامتی و آرامشش تا حد زیادی خداحافظی کند!
و می‌توان شرایط شرکت را این گونه تصور کرد:
وقتی یک مهندس، مدیر می‌شود
یک نفر حسابی مشغول کار و بقیه تقریباً بیکار!
• کل شرکت ناراضی… مدیر از کم کاری کارکنانش و پرسنل از بی‌توجهی مدیر غرغرویشان!
• کارهای عقب مانده بسیار
• مشتری‌های ناراضی
• اوضاع مالی خراب
• بدون ایده‌های جدید کاری
• و….
و اما راه حل این شرایط خطرناک چیست؟
۱. آموزش‌های مدیریتی
در عین احترام زیادی که برای مهندسین قائل هستم (خودم هم مهندس هستم!!) باید عرض کنم که مهندس مهندس است و مدیر مدیر!
همانگونه که برای مهندس شدن نیاز به آموزش‌های تخصصی می‌باشد، برای مدیر شدن (البته نه آنگونه که در بیشتر شرکت‌ها شاهدش هستیم) نیز نیاز به گذراندن دوره‌های تخصصی داریم.
در رشته‌های فنی، هیچگاه از مباحثی مانند تصمیم گیری، بازاریابی، منابع انسانی و… صحبت نمی‌شود و در عوض یک مدیر باید با همه این مباحث آشنایی کافی داشته باشد.
پس بهتر است که مدیران، آموزش‌های تخصصی را کمی جدی‌تر بگیرند و یا اینکه بر خلاف رسم ما ایرانی‌ها، کسی که توانایی بیشتری در زمینه مدیریت دارد را جایگزین خودشان کنند و خودشان به کارهای فنی و مهندسی بپردازند.
۲. برنامه ریزی و سازماندهی
ه‌مان آقای مدیری که صحبتش را کردیم، مسلماً در برنامه ریزی و سازماندهی و ساختار سازی شرکتش هم مشکلاتی دارد.
یعنی ممکن است افراد در جای خودشان نباشند، کار‌ها با یک فرایند درست پیگیری نشوند و…
راهکار اینست که یک مهندسی مجدد در سازمان صورت گیرد. ببینیم آیا کار‌ها درست تعریف شده‌اند؟ مسئولیت‌ها به درستی تقسیم شده‌اند؟ چه فرایند‌هایی را باید به روال کاریمان اضافه و یا از آن کم کنیم؟
۳. تفویض اختیار
مهم‌ترین بخشی که می‌خواستم به آن اشاره کنم همین تفویض اختیار بود. تفویض اختیار یعنی اینکه کاری را که خودمان هم می‌توانیم انجام دهیم را به کس دیگری واگذار کنیم. کاری که افراد ایده آلیست (مثل من) با آن مشکل بیشتری دارند.
تفویض اختیار مشکلاتی هم برای خودش دارد:
برای من بار‌ها پیش آمده که کاری را به کسی واگذار کرده‌ام و آخرش مجبور شده‌ام خودم انجام آن کار را به عهده بگیرم.
پیدا کردن فرد متخصصی که کار ما را بتواند انجام دهد کمی دشوار است.
پیدا کردن آدم متعهد، از آدم متخصص کمی دشوار‌تر است!
اما برای اینکه بتوانیم تفویض اختیار را انجام دهیم، چه کارهایی باید بکنیم؟
۱) شبکه سازی
برای اینکه بتوانید کاری را به عهده فرد دیگری بگذارید، مجبورید شبکه‌ای از آدمهای حرفه‌ای برای خودتان داشته باشید. یک بانک اطلاعاتی خوب، مخصوص شما و ارتباطات کاریتان.
اگر ندارید، از همین امروز شروع کنید: ساده‌ترین راهش اینست که یک فایل اکسل باز کنید، عنوان تخصص‌ها را وارد کنید و بعد فیلد‌های نام و راه‌های ارتباطی هم بعداً تکمیل کنید.
نگران این نباشید که الان این لیست خالی است… قطره قطره جمع گردد، وانگهی دریا شود.
یک راه دیگر هم درج آگهی استخدام نیرو و آشنا شدن با آدمهای جدید است.
۲) آموزش‌های تخصصی
مسلماً شما قرار است یک کار تخصصی را به فرد دیگری واگذار کنید. اگر این فرد متخصص را در لیست دوستان و همکارانتان دارید که هیچ! ولی اگر قرار است از همکارانی استفاده کنید که مانند شما در کار حرفه‌ای نیستند، مجبورید کمی برای آموزش همکارتان وقت و هزینه صرف کنید.
۳) تیم سازی
شما نیازمند شخصی هستید که مانند شما برای کار دل بسوزاند و به کار متعهد باشد.
آدمی با این ویژگی‌ها به سختی پیدا می‌شود. ولی اگر بیشتر دقت کنیم، این ویژگی‌ها در تیمها بیشتر به چشم می‌خورد.
پس یک راه سپردن کار به افراد متعهد، سپردن کار به هم تیمی‌هایمان است. یعنی باید تیمی از افراد دلسوز داشته باشیم و اگر کاری به یکی از اعضای تیم سپرده شد، هم تیمی ما، آن کار را مال خودش فرض کند.
۴) اطمینان و اعتماد به پرسنل
لازمه کار تیمی و لازمه برونسپاری یا تفویض اختیار این است که به تخصص و تعهد همکارانمان اعتماد کنیم.
۵) کمی بیخیالی و چشم پوشی از ایده آل‌ها
معمولاً کاری که دیگران تحویل ما می‌دهند، دقیقاً آن چیزی نیست که انتظارش را داشتیم.
دوست داشتیم بهترین کار ممکن را بدون هیچ عیب و نقصی تحویل بگیریم ولی خب…
مسلماً کار با معیار‌های ما تفاوت دارد. ولی به آن زمانی فکر کنید که قرار بود خودتان این کار را انجام دهید، در حالی که صد تا کار دیگر هم روی سرتان ریخته شده بود!
به نظرم انجام یک کار، حتی کمی پایین‌تر از ایده آل‌های ما، بهتر از انجام نشدن آن است.
۶) تشکر از همکاران
ممکن است انقدر سرتان شلوغ باشد که فراموش کنید از کسی که مسئولیتی را به عهده‌اش گذاشته‌اید تشکر کنید. ولی این را بدانید که همکار شما هیچ وقت فراموش نمی‌کند!
اگر می‌خواهید باز هم از این کار‌ها انجام دهید و دوست دارید همکارتان هم از شما راضی باشد، زحمت‌های او را نادیده نگیرید و فقط به پیداکردن ایرادات کارش نپردازید.
یک تشکر ساده، یک رابطه را زیبا‌تر می‌کند و به آن قوت و تداوم بیشتری می‌بخشد.
و این را بدانید که آدم‌ها در هر شرایطی هم که باشند، (مرد، زن، پیر، جوان و…) روحشان به این تشکر نیاز دارد و از آن لذت میبرد.
منبع: مدیران ایران؛ شاهین شاکری
