مدیریت پروژه چیست – فرایند جامع آنالیز تاخیرات در پروژه

مدیریت پروژه فرایندی سیستماتیک برای برنامهریزی، اجرا، نظارت و کنترل پروژهها بهمنظوردستیابی به اهداف مشخص در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیت تعیینشده است. این حوزه شامل هماهنگی منابع، مدیریت تیمها، مدیریت ریسکها و اطمینان از انطباق پروژه با الزامات کارفرما میباشد. ابزارها و روشهایی مانند روش مسیر بحرانیه(CPM)، مدیریت ارزش کسبشده(EVM) و استفاده از نرمافزارهای تخصصی مانند MSP یا Primavera از ارکان اصلی مدیریت پروژه هستند.
صنعت ساخت بهدلیل وجود ریسکها، عدم قطعیتها، شرایط متغیر، دستورات تغییر در کارها و عوامل غیرقابلکنترل، همواره با تغییرات و تأخیرات مواجه است. حتی با وجود برنامهریزیهای دقیق، وقوع تأخیر در پروژهها نهتنها غیرمنتظره نیست، بلکه امری محتمل به شمار میآید. ازاینرو، داشتن برنامهای جامع و انعطافپذیر برای مدیریت تأخیرات ضروری است. در حالی که تلاش برای جلوگیری از تأخیرات وظیفهای مهم برای تمامی طرفین پروژه است، آمادهسازی برای مواجهه با این چالش و کاهش تأثیرات آن، بخشی حیاتی از مدیریت پروژه بهشمار میرود.
۱٫ تاخیرات در مدیریت پروژه
تأخیرات پروژه نهتنها زمان و هزینه را تحت تأثیر مستقیم قرار میدهند، بلکه میتوانند کیفیت، ایمنی و حتی روابط بین طرفین را به مخاطره اندازند و پروژه را به بحران ادعاهای سنگین و اختلافبکشانند. این تأخیرات معمولاً به دو روش آیندهنگر (Prospective) و گذشتهنگر (Retrospective) تحلیل میشوند، که هرکدام دلایل و روشهای خاص خود را دارند. بااینحال، تأثیرگذاری تنها به روشهای تحلیل محدود نمیشود؛ بلکه مراحل کلیدی از تدوین قرارداد و برنامهریزی پروژه تا مدیریت مالی نیز نقشی حیاتی در کنترل و پیشگیری از تأخیرات دارند. تدوین قراردادی جامع و مناسب که بهطور شفاف مسائل برنامهای و مالی را پوشش دهد، بهعنوان یکی از اصلیترین ابزارها در مدیریت تأخیرات عمل میکند و امکان تصمیمگیری سریع و دقیق را در مواجهه با این چالشها فراهم میسازد.
از اینرو، موسسه ACEMI اولین برگزارکننده دوره جامع آنالیز تاخیرات در پروژه با رویکردی جامع، کاربردی و بر پایه اصول بینالملل، در کشور است که اقدام به آموزش موارد ناشناخته در ایران مینماید. در واقع، پس از آنکه مبانی برنامهریزی و مدیریت مالی و مدیریت اسناد را فرا گرفتید، در این دوره، فرایند اصولی آنالیز تاخیرات را با این مبانییکپارچه نموده و پروتکل SCL، سند AACE-29R، سایر سندهای انجمن مهندسی هزینهآمریکا (AACE)، چند سند مهم از انجمن مهندسان عمران آمریکا (ASCE) در زمینه تاخیراترا در کنار انواع اسناد سازمانها و مراجع بینالمللی (مانند Long،Fluor ،HKA ،Navigantو…)، به همراه نمونههای دادگاهی مختلف، به شکلی جامع و ساختاریافته به شما آموزش میدهد.
۲٫ آشنایی با انواع تأخیرات
برای شناسایی علل تأخیر در پروژه، سه سؤال اصلی مطرح میشود:
– مقصر تأخیر چه کسی است؟
– میزان تأخیر ایجاد شده چقدر است و چه تأثیری بر زمان کلی پروژه دارد؟
– خسارات ناشی از تأخیر به چه اندازه است؟
با این حال، باید توجه داشت که تحلیل تأخیر بهتنهایی کافی نیست و تمامی تحلیلها باید بر اساس مسیر بحرانی مدلسازی شوند. بدون استفاده از تحلیلهای مسیر بحرانی و روشهای مناسب آنالیز تأخیرات، نتایج تحلیل تأخیرات نادرست خواهد بود. علاوه بر این، عوامل ایجاد تأخیرات را میتوان بهطور کلی به دو دسته اجتنابپذیر و غیرقابل اجتناب تقسیمبندی کرد که در ادامه به توضیح مختصری از هر یک خواهیم پرداخت.
۱٫۲٫ تأخیرات اجتنابپذیر
تأخیرات ناشی از کارفرما
این دسته شامل تأخیراتی است که بهدلیل قصور یا اقدامات تیم کارفرما رخ میدهد. نمونههایی از این تأخیرات عبارتاند از: تغییر در احجام کار، تعلیق پروژه، عدم هماهنگی مناسب بین پیمانکاران تحت مدیریت کارفرما و موارد مشابه.
– تأخیرات ناشی از پیمانکار
این نوع تأخیرات به عملکرد ضعیف پیمانکار یا تیم او بازمیگردد. برخی از دلایل عبارتاند از: برنامهریزی نامناسب، مدیریت ناکارآمد منابع، نظارت ناکافی، نرخ بهرهوری پایین و موارد مشابه.
– تأخیرات ناشی از طراح یا مشاور
این تأخیرات به قصور طراح یا مشاور در انجام وظایفشان مربوط میشود. نمونههایی شامل: تأخیر در انجام بازرسیها و آزمایشها، تأخیر در طراحی یا اصلاحات آن، پاسخدهی کند به درخواستهای اطلاعات (RFI) و بررسی دیرهنگام Submittalها است. با این حال، در بسیاری از موارد و با توجه به نوع قرارداد، مشاور یا طراح جزئی از تیم کارفرما محسوب میشوند و تأخیرات آنان در زمره تأخیرات کارفرما طبقهبندی میشود.
۲٫۲٫ تأخیرات اجتنابناپذیر
برخی تأخیرات به دلیل شرایط غیرقابل پیشبینی رخ میدهند و خارج از کنترل طرفین پروژه هستند. این تأخیرات شامل مواردی مانند شرایط آبوهوایی غیرمنتظره (Adverse Weather Conditions)، سیل، جنگ، همهگیری بیماریهای ناشناخته و سایر مواردی است که اغلب تحت عنوان فورس ماژور(Force Majeure) یا Exceptional Event (در فیدیک ۲۰۱۷) شناخته میشوند.
۳٫ طبقهبندی تأخیرات بر اساس نحوه برخورد
تأخیرات بر اساس شیوه مدیریت به سه دسته کلی تقسیم میشوند:
توجه ویژه به این دستهبندی و مدیریت دقیق تأخیرات، بهویژه تأخیرات همزمان، میتواند از ایجاد اختلافات جدی در پروژه جلوگیری نماید.
۴٫ اهمیت تحلیل تأخیرات برای متخصصان کنترل پروژه
تحلیل تأخیرات یکی از مهارتهای اساسی متخصصان کنترل پروژه است که به دلایل زیر اهمیت دارد:
این مهارت متخصصان را به افراد کلیدی در موفقیت پروژه تبدیل میکند.
جایگاه مبانی ارائه شده در آموزشهای موسسه ACEMI
در نقشهراه جامع مدیریت ساخت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علویپور، دورهای با عنوان “فرآیند جامع آنالیز تأخیرات در پروژه” در سطح مهارتهای سخت بهصورت جامع ارائه شده است. این دوره بهعنوان یک دوره تخصصی، پیشنیازهایی همچون “برنامهریزی، زمانبندی، ارزیابی و کنترل پروژه”، “مدیریت یکپارچه مالی، حسابداری و هزینه” و “فرآیند جامع مدیریت اسناد و مدارک” دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد سایر دورهها و تاریخ برگزاری آنها، میتوانید به بخش تقویم آموزشی موسسه علویپور مراجعه نمایید.