حتما شنیده اید که می گویند پروژه، مجموعه تلاشی است که در چهارچوب مثلث زمان، هزینه و کیفیت انجام می شود. اما آیا این سه مورد محدودیت هستند یا هدف؟
هدف پروژه، آن وضعیت نهایی است که مدیریت در پی رسیدن به آن است و می تواند به عنوان معیاری جهت نظارت بر پیشرفت پروژه بکار گرفته شود تا مشخص گردد تحت چه شرایطی پروژه بطور موفق آمیز به پایان می رسد. هدف باید مشخص و قابل اندازه گیری باشد. سه مورد زمان، هزینه و کیفیت می توانند به عنوان هدف پروژه در نظر گرفته شوند. اهمیت نسبی هر یک از موارد فوق به عنوان هدف، از پروژهای به پروژه دیگر متفاوت است. از طرف دیگر از دیدگاه برنامه ریزی، وجود یک محدودیت به این معناست که نقض هر یک از آنها باعث غیرقابل قبول شدن مسئله یا غیر قابل انجام شدن پروژه می شود.
از آنجایی که مدت زمان لازم برای انجام پروژه همواره یک دغدغه فکری برای مدیران مربوطه است، بطور مشخص، مورد زمان را بررسی می کنیم. آیا زمان تعیین شده برای پروژه، یک محدودیت است؟ یا اینکه هدف پروژه تکمیل کار در مدت معین می باشد. تا به حال با چند پروژه درگیر بوده اید که سر زمان به اتمام رسیده باشند؟ برعکس، چند پروژه را سراغ دارید که دیرتر از زمان تعیین شده اختتام یافته اند؟ آیا طولانی تر شدن مدت زمان پروژه به معنای این بوده که پروژه غیر قابل اجرا گردیده است؟ قاطعانه باید پاسخ داد: خیر! به واقع باید اذعان داشت تعیین زمان برای پروژه بیشتر به عنوان یک هدف ایفای نقش می کند. ممکن است به هدف تعیین شده دقیقا رسید یا اینکه نسبت به آن واریانسی داشت. تعیین تکلیف ذینفعان پروژه در وضعیت پروژه، بر اساس همین واریانس اندازه گیری می شود. در مواردی که پروژه با تاخیر مواجه است، بر اساس زمان تعیین شده می توان محاسبه کرد که هر یک از ذینفعان، تا چه اندازه در تاخیرات سهم دارد. پس می توان نتیجه گرفت که زمان پروژه بیشتر از یک محدودیت، از زاویه کمی بودن آن، یک هدف به شمار می رود؛ هدفی که ذینفعان مایلند با حداقل واریانس به آن دست یابند.
اما زمان پروزه از زاویه کیفی آن و به واسطه ماهیت زمان، نوعی محدودیت را نیز عنوان می کند. این محدودیت همان موقتی بودن پروژه است. پروژه به واسطه زمانی که برای آن در نظر می گیرند، کاملا به کارهای عملیاتی و فرآیندی متفاوت میشود. این یک تلاشی است که تنها برای مدت محدودی انجام می پذیرد. موقت بودن پروژه، مدیریت آن را با اساسی ترین چالشهای مدیریت پروژه مواجه می سازد:
- چگونه می توان مجموعه سازمانها، ارگانها، شرکتها و افرادی را که بطور دائم با یکدیگر ارتباط ندارند، برای مدت محدودی در راستای هدفی مشترک، هم راستا نمود و در انتها نیز دوستانه از یکدیگر جدا کرد؟
- چگونه می توان با ایجاد انگیزه در بین پرسنل پروژه، باعث افزایش بهره وری ایشان شد، در حالی که حرکت سریع آنان در واقع حرکت به سوی بیکاری است؟!
در نظر داشته باشید که چالشهای اساسی فوق، به علت محدودیت زمان پروژه میباشند. توجه به این جنبه زمان در پروژه، باعث میگردد تا به ریشه بسیاری از مسائل سازمانی و انسانی پروژه پی برده، به دنبال راهکار برای آنها باشیم. در صورتی که توجه کمی به زمان پروژه و به عنوان محدودیت، مشکلات را در پشت پرده نگاه می دارد.
موقتی بودن پروژه، نیاز به افراد مسئول، قابل و متکی به خود را ایجاب میکند. کسانی که با اعتماد به نفس میدانندکه قابلیتهایشان چیست و مدام به دنبال چالشهای جدید هستند. موقتی بودن پروژه در بسیاری از اوقات، حکم به برونسپاری کارها را می کند تا فرآیند جدا شدن راحت تر صورت پذیرد. برای چالشها راه حلهایی نیز موجود میباشد، به شرط اینکه چالشها در ابتدا تشخیص داده شوند.
پس زمان پروژه، در بعد کمی خود، یک هدف است و در بعد کیفی آن، یک محدودیت.
منابع مورد استفاده در این مطلب:
کتاب انگلیسی:
PMBOK
سایر منابع:
خبرنامه PM
