امروزه دیگر صحبت از آموزش مجازی، کنفرانس آنلاین و بهطورکلی گردهمایی اینترنتی، جدید بهنظر نمیرسد. چه در محیطهای کاری و چه با اهداف آموزشی، اینترنت تبدیل به بستری اصلی برای فعالیتهای اینچنینی شده است. یکی از چالشهای مهم در این زمینه، مدیریت جلسه آنلاین است. درحالیکه بنابر تجربه و عادت، مدیریت جلسات حضوری تقریبا امری شناختهشده محسوب میشود؛ اما کنترل و برگزاری جلسات آنلاین، همچنان یک چالش و امری تازه است.
در این مقاله با هدف بهبود مهارتهای مدیریتی شما در جلسات آنلاین، چندین راهکار مدیریتی مهم را بررسی میکنیم. آشنایی با این تکنیکها و تمرین و تکرار آنها قطعا کیفیت جلسات کاری و آموزشی شما را بهبود خواهد بخشید.
تمرین مدیریت زمان
یکی از مهمترین مهارتهایی که باید از آن برای مدیریت جلسه مجازی برخوردار باشید، مدیریت زمان است. در بیشتر جلسات آنلاین، زمان از دست مدیر جلسه خارج میشود که نتیجهی آن، عدم پوشش مباحث پیشبینیشده، نرسیدن نوبت به برخی از سخنرانان، کمبود وقت برای بخشهای مهمی مانند پرسش و پاسخ و بینظمی جلسه است. بهمنظور زمانبندی مناسب و حسابشده جلسه، نکات زیر را مدنظر داشته باشید:
- هرچه تعداد شرکتکنندگان بیشتر باشد باید زمان جلسه را افزایش دهید؛ چراکه احتمالا سوالات بیشتری مطرحشده و برای اقداماتی مانند ورود افراد به جلسه یا رفع مشکلات سختافزاری به زمان بیشتری نیاز دارید.
- برای هر جلسه تنها یک موضوع اصلی و معدودی از زیرشاخههای آن را در نظر بگیرید.
- پیش از جلسه بر روی کاغذ، زمان لازم برای طرح هر موضوع را مشخص کنید و به آن پایبند بمانید. در تعیین این زمانبندی، واقعبین باشید و کیفیت را فدای کمیت نکنید.
- زمان مشخصی را برای پرسش و پاسخ در نظر بگیرید. در صورت کمبود وقت، سوالات را پیش از جلسه و یا در طول آن بهصورت متنی دریافت کرده و مسئولیت جمعآوری آنها را به شخصی واگذار کنید.
- زمانی را برای رفع مشکلات مربوط به اینترنت و نرمافزار برگزاری جلسه، تذکرات، ورود و خروج و هماهنگیهای از راه دور در نظر بگیرید.
- برنامهی زمانی را در طول جلسه، پیش روی خود و دیگر مدیران بگذارید و پیش از جلسه نیز بخشهایی از آن را که به شرکتکنندگان مربوط است، برای آنها ارسال کنید.
تقویت اعتماد به نفس
بهطورکلی، مدیریت، ازجمله مدیریت جلسه آنلاین مسئولیتی است که نیاز به اعتمادبهنفس دارد. تقویت این خصیصه باید بخش مهمی از برنامه توسعهی فردی شما در زندگیتان باشد. بدون اعتمادبهنفس نمیتوانید برنامهی آموزشی یا مدیریتی خود را در جلسه پیش ببرید. همچنین، زمانبندی شما نیز خدشهدار شده و کنترل جلسه برایتان دشوار میشود. برای این منظور، توجه به موارد زیر میتواند مفید باشد:
- تسلط بر کار با سختافزارها و نرمافزارهای برگزاری جلسه
- آشنایی با راهکارهای مدیریت بحران
- برنامهریزی برای جلسه
- شناخت نسبی مخاطبان پیش از جلسه
- لباس مناسب
- تقویت لحن صدا
- تسلط کامل بر موضوع جلسه
- شبیهسازی جلسه و تمرین ارائهی مطلب پیش از برگزاری جلسه مجازی
استفاده از نرم افزار جلسه مجازی مطمئن
بسیاری از مشکلاتی که در حین جلسه مجازی پیش میآیند، مربوط به نرمافزار برگزاری جلسه هستند. حتما سعی کنید از نرمافزاری استفاده کنید که دارای ویژگیهای زیر باشد:
- پهنای باند مناسب
- پشتیبانی مطمئن
- امکان حضوروغیاب
- به اشتراکگذاری صفحهنمایش
- به اشتراکگذاری فایل
- تختهسیاه
- حذف و اجازه ورود شرکتکننده
- چت خصوصی و گروهی
- قطع میکروفن و تصویر مخاطبان
- تست صدا و تصویر پیش از برگزاری جلسه
- دارای نسخههای نرمافزار دسکتاپ، مرورگر دسکتاپ و موبایل و اپلیکیشن
پلتفرم الوکام، یکی از شناختهشدهترین پلتفرمهای ایرانی در زمینه آموزش مجازی است که تمامی ویژگیهای گفتهشده را داراست. این پلتفرم، بسته به تعداد شرکتکنندگان و مدتزمان جلسه و طول دورهی آموزشی شما بستههای متنوعی را تدارک دیده است که با مراجعه به وبسایت این شرکت، قابل خریداری هستند.
نشستن در مکان مناسب و راحت
اگر محیط اطراف شما بههمریخته و بیتناسب با حال و هوای جلسه، موضوع، شخصیت سازمان و شرکتکنندگان شما باشد قطعا مدیریت جلسه مجازی برایتان دشوار خواهد شد. چنین محیطی، خود یکی از اصلیترین عوامل حواسپرتی شما و مخاطبان، کاهش اعتمادبهنفس و همچنین کاهش روحیه شما و بقیه خواهد شد. حتی اگر در خانه هستید، تلاش کنید محیطی مجزا و اختصاصی برای برگزاری جلسه آنلاین خود فراهم کنید. این محیط باید دارای ویژگیهای زیر باشد:
- ارگونومی مناسب. ارگونومی به این معنی است که محیط باید تا جای ممکن در خدمت راحتی شما قرار بگیرد. صندلی راحت، زاویهی مناسب با دوربین، دسترسی آسان به تجهیزات آموزشی مانند کتاب و تخته وایتبرد و دسترسی راحت به کیبورد ازجمله نکاتی هستند که باید در این زمینه به آنها توجه کنید.
- نور مناسب. فراهم آوردن نور، مناسب یکی از مهمترین اصول مدیریت جلسه آنلاین است. نور ناکافی یا شدید، سبب کاهش تمرکز شما و مخاطبتان میشود. برای این منظور میتوانید از ادوات نورپردازی مانند رینگلایت، سافتباکس و یا لامپهای معمولی نیز استفاده کنید.
- دور از عناصر کاهندهی تمرکز. اگر در محیطی بنشینید که عاملی صوتی یا تصویری حواس شما را حتی پشت دوربین به خود جلب کند، قطعا در مدیریت جلسه مجازی خود دچار مشکل میشوید. تا جای ممکن از تلویزیون، تلفن، تلفن همراه، دیگر افراد و حیوانات خانگی در طول برگزاری جلسه دور بنشینید.
تمرین خودآگاهی در طول جلسه
مدیریت جلسه آنلاین ، نیازمند خودآگاهی در سطح بالاست. عواملی که میتوانند باعث استرس شما بشوند را بشناسید و هنگام مواجهه با آنها در طول جلسه، یک نفس عمیق بکشید. یک تمرین خوب این است که برنامهی جلسه را پیش روی خود داشته و مرتب به آن نگاهی داشته باشید. بهویژه اگر ماهیت جلسه مباحثهایاست در طول جلسه به خودتان مسلط باشید و اجازه ندهید که احساسات بر شما و جلسه غالب شوند. به خودتان این حق را بدهید که در صورت لزوم، استراحت کوتاهی به جلسه بدهید. در این بازه، آرامش و تمرکز را نوشیدن آب و کمی پیادهروی به خود بازگردانید.
سخن آخر
مدیریت جلسه آنلاین ، کار آسانی نیست. علت اصلی این چالش، دوری اعضای جلسه از یکدیگر و تفاوت شرایط محیطی آنهاست. در این راستا یکی از مهمترین مهارتها، مدیریت زمان است. در کنار آن، تقویت ویژگیهای فردی مانند اعتمادبهنفس و خودآگاهی و همچنین، استفاده از نرمافزار قابلاعتماد برگزاری جلسه و فراهم کردن محیط مناسب از مهمترین راهکارهای بهبود مدیریت جلسه مجازی هستند.
