همچنینکنیکنیهمه ما هر روز با افراد دشوار (Difficult People) برخورد داریم. این افراد دشوار ممکن است مشتری ما، مدیر ما یا همکار ما یا حتی از اعضا خانواده ما باشند. حتی گاهی اوقات تنها کافی است در آیینه نگاه کنیم تا یکی از آنها را ببینیم. شما نمیتوانید همیشه از افراد مسئله ساز دوری کنید. شناخت این افراد و چگونگی برخورد با آنان به شما کمک خواهد کرد تا ارتباطات بهتری داشته باشید. این مقاله روشهایی را برای شناخت و برقراری ارتباط با افراد دشوار بیان میکند.
مقدمهای بر انواع افراد مسئلهساز
اداره موقعیتهای دشوار، بخشی از زندگی روزانه ماست. همه ما هر روز با افراد دشوار سر و کار داریم و این افراد را میشناسیم. شاید هیچ چیز به اندازه برخورد با این افراد، خسته کننده و مشق بار نباشد. این افراد انرژی ما را تحلیل میبرند، احساسات ما را تحریک می کنند، حوصله سر میبرند و ما را در وضعیتی قرار میدهند که اصلا مطلوبمان نیست. این رفتارها در محل کار براحتی میتوانند یک محیط شاد را از بین ببرد، کارایی افراد را کاهش دهد و روحیه همکاران را پایین آورد. هر یک از ما نیز به نوعی در درون خود شخصیت دشواری را پنهان نمودهایم. برخی از ما میتوانیم این شخصیت را به خوبی مخفی کنیم اما گاهی در موقعیت های رقابتی و شرایط حاد (مثل رانندگی در ترافیک سنگین، انجام یک بازی رقابتی و …) آن را نشان میدهیم.
متاسفانه جامعه به ما یاد داده است که بهترین روش رفتار با افراد مسئله ساز، نادیده گرفتن آنهاست. به همین علت از کودکی آموختهایم با چنین افرادی کمتر معاشرت کنیم. اما نادیده گرفتن این موقعیتها به ضرر ماست چرا که نحوه برخورد ما با شخصیت دشوار درونی و دیگر افراد بدقلق هنری است که هر فردی از آن اطلاعی ندارد. برخورد مناسب با این افراد باعث میشود از فشارهای عصبی ناشی از رفتارهای ناشایست دیگران بکاهیم و کار خود را موثرتر و سودمندتر انجام دهیم.
افراد دشوار در هر شکل و لباسی ظاهر میشوند، ولی خصوصیات مشترک همه آنها این است که رفتار و برخوردشان همیشه برای یک نفر ایجاد مشکل میکند. هنگام برخورد با افراد دشوار باید علائمی را که از خود بروز میدهند بشناسیم و ماهیت آن را تشخیص دهیم. به این ترتیب میتوانیم اثر نامطلوب رفتار آنها را به کمترین حد برسانیم. این یک واقعیت مسلم است که هنگامی میتوانیم در دیگران نفوذ کنیم که آنها را همانطور که هستند ببینیم نه آنگونه که آنها میخواهند یا خودمان میل داریم.
افراد دشوار همواره هستند !
ما باید حضور افراد دشوار (Difficult People) را در زندگیمان را بپذیریم. الهام گرفتن از تعالیم دینی و آموزههای مذهبی در این مورد به ما کمک میکند. تمامی انبیا الهی و افراد صالح در جریان انجام رسالت خود همواره با چنین افرادی برخورد داشتهاند. رفتار دوستانه و به دور از خشونت آنها، الگوی مناسبی برای برخورد ما با افراد دشوار است. یادگیری کنترل احساسات و واکنشهای شخصی نیز هنگام برخورد با افراد دشوار اهمیت بسیاری دارد. باید از خود بپرسیم چرا این افراد برای ما مسئله سازی می کنند و سعی کنیم نگرش منفی نسبت به این اشخاص را در خود از بین ببریم، زیرا گاهی اوقات علت رفتارهای دشوار دیگران، رفتارهای غیر اصولی خود ماست. وقتی با یک فرد دشوار برخورد میکنیم باید به این موضوع توجه کنیم که چه چیز باعث میشود یک نفر چنین گفتار و رفتاری داشته باشد، در این صورت در موقعیتی قرار میگیریم که نه تنها میتوانیم شرایط دشوار را کنترل کنیم، بلکه به طرف مقابل هم کمک می کنیم مشکل خود را حل کند.
انواع اشخاص مسئله ساز و روش مواجهه با آنها
شما همیشه نمیتوانید از افراد مسئله ساز دوری کنید. شناختن انواع رفتارهای مسئله ساز به شما کمک میکند تا به نحو مطلوب موقعیتهای دشوار را بخصوص در سازمان اداره کنید. طبقه بندیهای مختلفی از انواع رفتارهای دشوار در مقالات و نوشتههای گوناگون انجام شده است. در این مقاله سعی شده است تا با بهره گیری از منابع مختلف، انواع عمده افراد دشوار و بدقلق و روش برخورد با آنها مورد بررسی قرار گیرد. در اینجا افراد دشوار را به صورت زیر دسته بندی می کنیم و برای برخورد با هر یک راه حلی پیشنهاد می نماییم:
۱- زورگو و متخاصم
این شخصیت عصبانی و متخاصم است و عصبانیت خود را با اعمال زور نشان میدهد. خصومت، کینه توزی، استفاده از کلمات نیشدار، امتناع از کارهای گروهی و خودپسندی و تکبر از جمله ویژگیهای این افراد است. آنها دلشان میخواهد همیشه غالب و مسلط باشند و سعی میکنند با توسل به هر شیوه و روشی به خواستههای خود برسند.
راه حل: درمقابل آنها بایستید، اما سعی نکنید با آنها بجنگید. هرگز رفتار آنها را تحمل نکنید بلکه در مقابل آنها قاطع، محکم، جسور و با اعتماد به نفس باشید.
۲- همیشه شاکی
از نظر این افراد تنها چیزی که زندگی به آنها عطا کرده، بدشانسی است. آنها به جای پیدا کردن راه حل برای مسائل و مشکلات، عادت کردهاند که گله کنند و بهانه بگیرند. نگرش های این افراد مسموم و متاسفانه بیماری آنها واگیر است. این افراد بندرت سعی میکنند شرایط ناخواسته را تغییر دهند، در عوض دائم دقیقا مثل بچهای که به او اجازه کاری داده نمیشود رفتار میکنند. اجازه ندادن باعث منفی بافی او میشود. جمله معروف آنها این است: «هیچ کس مرا دوست ندارد».
راه حل: به این افراد نشان دهید که مسائل آنها را میبینید و میشنوید، زیرا آنها به محیط حمایتی و تشویق احتیاج دارند. همچنین باید سطح فشار و استرس را برای این افراد پایین آورد. علاوه بر این به آنها اجازه شکایت کردن ندهید، مگر زمانی که راه حلی برای مشکل پیش آمده داشته باشند.
۳- وسواسی و کمال گرا
این افراد دلشان میخواهد کارها به بهترین نحو ممکن انجام گیرد. چنین افرادی درعین حال که ممکن است خستهکننده و ملال آور به نظر رسند، اما دارای مهارتهای تجزیه و تحلیلیاند که مستلزم توجه زیاد به جزئیات است. استانداردهای عملکرد این افراد در سطح بسیار بالایی قرار دارد. در برخی مواقع کار خوبی که توسط دیگران مورد تمجید واقع میشود از نظر این افراد قابل قبول نیست. جمله معروف آنها این است: «این کار میتوانست بهتر انجام شود».
راه حل: در صورتی که در برخورد با این افراد، واقعیتها و منطق را ارائه دهید، میتوانید بهترین بهره را از آنان ببرید. در عین حال حرفهای این افراد را درباره بهتر انجام شدن کارها زیاد جدی نگیرید. آنها معمولا نقاط ضعف خودشان را بیان میکنند نه نقاط ضعف شما را. سعی کنید با این افراد به گونهای کار کنید تا بتوانند انتظارات واقعی برای خود و دیگران داشته باشند و مطابق انتظارات واقعی عمل کنند.
۴- افراد یخی
این افراد برای تغییر آمادگی ندارند و هر تغییری – هر چند کوچک – میتواند آنها را نگران و پریشان کند و آغازی برای رفتار منفی در آنها باشد. جمله معروف آنها این است: «راه قدیمی بهتر است».
راه حل: در مقابل این افراد صبور باشید، زیرا ممکن است در مسیر انجام تغییرات مانع تراشی کنند. این افراد را در تغییر درگیر کنید یا از تغییرات تدریجی برای ایجاد فرصت مناسب برای آنها استفاده کنید.
۵- افراد بسته
راههای برقراری ارتباط با این افراد مسدود است. این افراد بسیار تودار و دیرجوش هستند و تنهایی و خلوت را به بودن در میان جمع ترجیح میدهند. آنان هرگز درباره تفکرات و احساسات خود صحبتی نمیکنند و به همین دلیل ارتباطات محدودی دارند. «حوصله ندارم» یا «فعلا وقت ندارم» از جملاتی است که آنها برای فرار از جمع از آن استفاده میکنند.
راه حل: برای برقراری ارتباط با این افراد باید حوصله کنید. ممکن است مدتی طول بکشد تا این گونه افراد احساس راحتی بکنند و با شما راحتتر و بهتر برخورد کنند. هنگام صحبت با این افراد از سوالات باز استفاده کنید و آنها را به شرکت در بحثها تشویق کنید.
۶- کم حرف و منفعل
این افراد زیاد سخن نمیگویند. حتی اگر اصرار کنید، فریاد بکشید یا از آنها خواهش کنید، جوابی بیشتر از آری یا خیر نخواهید شنید. این افراد حتی زمانی که باید از حقوق خود دفاع کنند، ساکت میمانند. در نتیجه غالباً مورد ظلم قرار میگیرند. فرد منفعل همیشه احساس ناامنی میکند واعتماد به نفس بسیار پایینی دارد. آنها غالباً از شرکت در تصمیم گیریها امتناع میکنند و یا نظری ارائه نمیدهند.
راه حل: این افراد شدیداً به اعتماد به نفس و حمایت احتیاج دارند و باید بطور مستقیم از آنها انجام اموری را که میتوانند انجام دهند خواسته شود. تشویق نیز در ایجاد اعتماد به نفس آنها بسیار موثر است.
۷- افرادی که میگویند: «کار من نیست»
این افراد دائم از زیر بار قبول مسئولیتهای بیشتر شانه خالی کرده و منفی بودن خود را با رد کردن انجام کارهایی که باید برعهده بگیرند، ظاهر میکنند.
معمولاً دوستان و همکاران این افراد باید کارهای مربوط به آنها را انجام دهند و این در حالی است که این افراد انجام آن کارها را جزء وظایف آنها میدانند نه وظایف خودشان_ جمله معروف آنها این است: «این کار جز وظایف و شرح شغلی که من باید انجام دهم نیست».
راه حل: سعی کنید شرح شغل این افراد را واضح و روشن در اختیار آنها قرار دهید، تا جایی برای توجیهات آنها باقی نماند. بازرسی و کنترل غیر محسوس نیز در برخی مواقع میتواند کارساز باشد.
۸- شایعه پراکنها
این افراد از شایعه بعنوان سلاح قوی جهت کنترل روی دیگران و محیط استفاده میکنند. آنها با پخش شایعه و درگیر کردن دیگران در مسائل مربوط به آن لذت میبرند و احساس مهم بودن میکنند. جمله معروف آنها این است: «اجازه بده من بگویم چه اتفاقی دارد میافتد».
راه حل: بهترین راه جلوگیری از شایعه سازی در سازمان، دادن اطلاعات و حقایق لازم و کافی به افراد است. وقتی افراد سازمان از کلیه اطلاعات مربوط به مسائل سازمان آگاهی داشته باشند، به شایعه و افراد شایعه پراکن توجهی نمیکنند. در نتیجه انگیزهای برای این افراد بمنظور ایجاد شایعه و پخش آن باقی نمیماند.
۹- افراد منفی گرا
این افراد نگرش بدی نسبت به دنیا دارند. آنها فکر میکنند که دنیا بر سرشان خراب شده است. آنها از شیوه انجام امور ناراضی هستنــد و مهم نیست شماچقدر تلاش کنید تا کاری برایشان انجام دهید. در واقع این افراد همیشه نیمه خالی لیوان را میبینند و برای انجـــام یک کار بیشتر بر عواقب منفی آن تأکید دارند تا نتایج مثبت. این افراد اعضای خوبی برای کارهای گــــروهی نیستند. جمله معروف آنها این است: «من میدانـم این کار شدنی نیست».
راه حل: تغییر نگرش افراد منفی گرا کار آسانی نیست. اما شما باید آنها را مجبور به تطبیق با عادتهای مثبت کنید تا از عادتهای منفی دور شوند. ایجاد تفکرات مثبت و نشان دادن نتایج خوب کارهایی که او امیدی به انجام آنها نداشته است، میتواند به این اشخاص کمک کند.
۱۰- افراد غیر متعهد
این افراد آنقدر برای انجام کاری بهانه میآورند تا شخص دیگری آن را انجام دهد و یا آنقدر در انجام تصمیمی تعلل میکنند که ارزش آن از بین میرود. آنها کار خود را بطور جدی انجام نمیدهند، زیرا کار برای آنها اولویت ندارد. انجام امور شخصی و پرداختن به مسائل غیر کاری برای آنها مهمتر از انجام کارهای سازمانی است. جمله معروف آنها این است: «او میتواند منتظر شود».
راه حل: دلیل اصلی تأخیر و تعلل آنها را سوال کنید. این افراد معمولاً احتیاج به اهداف و استانداردهای واضح و انتظارات رسمی دارند و اینها باید به او ابلاغ شود. همچنین آنها به یک سیستم نظارتی بسته نیازمندند تا نتوانند براحتی از زیر کار شانه خالی کنند.
۱۱- افراد همیشه منتقد
این افراد همیشه با کلمات نیشدار و انتقادات بیمورد خود، دیگران را آزار میدهند. آنها درباره هر ایدهای، انتقادات خاص خود را دارند؛ چه آن ایده، خوب باشد یا بد_ هدف این افراد مخالفت با تمام چیزهایی است که گفته میشود. آنها هر جا میروند مشکلات را پیدا میکنند. جمله معروف این افراد این است: «ایده بدی است».
راه حل: در مذاکره و گفتگو با افراد انتقاد کننده بر اطلاعات تمرکز کنید. از آنها درباره علت انتقاد و مخالفتشان سوال کنید و همیشه آنها را برای اطلاعات بیشتر تحت فشار قرار دهید. هرگز رفتارهای نامناسب چنین افرادی را تأیید نکنید.
۱۲- افراد خودخواه
افراد خودخواه، همیشه میخواهند راه خود را ادامه دهند و فکر میکنند همه چیز را میدانند. در واقع این افراد میخواهند نداشتن امنیت خود را به گونهای پنهان کنند.
راه حل: با این افراد تنها بر اساس حقایق و واقعیتها رفتار کنید. قبل از ملاقات با آنها تمام اطلاعات مورد نیاز را بدست آورید. همچنین خود را برای پاسخ به سوالات آنها آماده کنید. به یاد داشته باشید برخورد تهاجم آمیز یا تسلیم در برابر آنها کارساز نخواهد بود.
۱۳- افراد فداکار (قربانی)
این افراد قلب خونین سازمان هستند. آنها زود سرکار میآیند و دیر میروند و یار و پشتیبان همکاران و دوستانشان هستند. از آنها هر کاری که بخواهید انجام میدهند، زیرا این افراد معمولاً به دلیل مسائل شخصی ترجیح میدهند بیشتر اوقات زندگی خود را در محیط سازمان بگذرانند. در صورتی که از خدمات آنها قدردانی نکنید، منفیگری آنها آغاز میشود. جمله معروف افراد فداکار این است: «من زندگیام را وقف این شرکت کردم، ولی برای هیچ کس مهم نیست».
راه حل: به حرفهای این افراد گوش دهید و به آنها نشان دهید که وجودشان تا چه اندازه برای سازمان اهمیت دارد. از تلاشها و همکاری آنها صمیمانه قدردانی کنید و این کار را در حضور دیگر کارکنان انجام دهید.
۱۴- افراد خود سرزنش کن
این افراد همواره کمبودهایی را در عملکرد کاری و رفتاری خود مییابند و دائم خود را ملامت میکنند. آنها از هیچ یک از جنبههای زندگی شخصی و کاری خود راضی نیستند. جمله معروف آنها: «من توبیخ خواهم شد. من میتوانستم این کار را بهتر انجام دهم».
راه حل: اعتماد به نفس آنها را بالا ببرید و از کارهای مثبت و خوب آنها قدردانی کنید. به آنها نشان دهید آنطور که خودشان فکر میکنند بیدست و پا و کار خراب کن نیستند.
۱۵- افراد پرحرف
این افراد به قدری حرف میزنند که اجازه صحــــبت به افراد دیگر نمیدهند. جالب اینجاست کـه بیشتر حرفهای آنها اصلاً ربطی به موضوع مورد بحث ندارد و صرفاً از دست دادن وقت و زمان مفید است.
راه حل: برخورد با این افراد این است که به آنها تنها چند دقیقه فرصت صحبت کردن داده شود. در صورتی که باز هم به حرف زدن ادامه دادند، به هیچ وجه رفتار آنها را تحمل نکنید. به آنها بگویید، باید بروید و فرصتی برای گوش دادن به حرفهای آنها ندارید.
۱۶- افراد نامنظم
این افراد در انجام وظایف و شرکت در جلسات، نظم و ترتیب را رعایت نمیکنند ونوعی آشفتگی در رفتار و کردار آنها دیده میشود. آنها دائم به دنبال وسائل خود میگردند و همیشه در جلسات تأخیر دارند.
راه حل: برای برخورد با این افراد نظم و انضباط را عامل مهمی در ارزیابی عملکردشان اعلام کنید و آنها را به مرتب بودن تشویق کنید.
۱۷- افراد بیمسئولیت
این افراد تحمل قبول مسئولیت یا توبیخ بابت اشتباه را ندارند. آنها از زیر بار مسائل شانه خالی میکنند و انگشت اتهام خود را همیشه به سمت دیگران نشانه میروند. جمله معروف آنها این است: «من این کار را نکردم، فلانی آن کار را انجام داد».
راه حل: با آنها قاطع برخورد کنید و بطور مستقیم اشتباهشان را با دلیل برایشان توضیح دهید تا نتوانند اشتباه را به دیگری منتقل کنند.
۱۸- افراد پوست تخم مرغی
این افراد بسیار حساس هستند و بیاهمیتترین مسائل آنها را ناراحت میکند. روحیه حساس آنها باعث میشود دیگران در برخورد با آنها بسیار محتاط باشند و از برقراری ارتباط با آنها احساس راحتی نکنند.
راه حل: بازخورد، به این افراد باید سریع و مستقیم نباشد، بلکه به آرامی و با توجه به شخصیت آنها باشد. در برقراری ارتباط با آنها شخصیت حساسشان را در نظر بگیرید.
۱۹- افراد ریزنگر (جزئی نگر)
این افراد همواره میگویند: «من احتیاج به چک کردن مجدد کار دارم، شاید چیزی از زیر دستم رد شده باشد.» آنها به جزئیترین و ریزترین موارد یک مسئله توجه میکنند و گاهی به خاطر یک مسئله کوچک اوقات دیگران را تلخ میکنند.
راه حل: آنها را عادت دهید در کنار توجه به جزئیات به مسائل کلی و اصلی توجه کنند. آنها باید یاد بگیرند کلیات و جزئیات را با هم در نظر بگیرند و به دلیل مسائل جزئی کل پروژه را به تأخیر و خطر نیاندازند.
۲۰- افراد خیلی خوب
این افراد به نظر میرسد که با شما موافق هستند، اما چنانچه کاری را که آنها از شما خواستهاند انجام ندهید، مسئله ساز میشوند.
راه حل: این افراد به تأیید بسیار نیاز دارند. به آنها نشان دهید، دوستشان دارید و برایشان ارزش قائلید.
نکاتی در برخورد با افراد دشوار
همه افراد در برخی شرایط غیرقابل پیش بینی و تحریک پذیر میشوند. در برخورد با افراد مسئله ساز موارد زیر را همواره به خاطر داشته باشید:
– تفاوتهای افراد را بیشتر و بیشتر بشناسید. تفاوتها همواره منجر به اصطکاک میشود. اگر تفاوت میان انسانها را یک موهبت -نه یک مسئله -بدانید، میتوانید به خوبی موقعیتهای دشوار را اداره کنید.
– مطمئن باشید که همه افراد سازش و هماهنگی را دوست دارند. این اندیشه که دیگران به دنبال تحقیر و صدمه زدن به ما هستند، درست نیست. مطمئن باشید همه توافق و یکدلی را دوست دارند. با اعتقاد به این مسئله شما فرصت پیدا میکنید، درهای گفتگو را برای رسیدن به توافقات دوجانبه باز کنید.
باور کنید که راهحل وجود دارد !
– باور کنید که میتوانید در کنار افراد مسئله ساز بدون تنش و اصطکاک کار کنید. شما ممکن است که با افراد دشوار دوست و صمیمی نباشید، اما میتوانید با آنها رفتار مسالمت آمیز داشته باشید. سعی کنید به خواستههای هم احترام بگذارید.
– در تله افراد دشوار گرفتار نشوید. وقتی دیگران به گونهای رفتار میکنند که شما عصبانی و خشمگین میشوید، در واقع شما را در تله خود گرفتار کردهاند. ما اغلب در تله رفتارها، گفتارها، لبخندها و نگاههای افراد گرفتار میشویم. نباید اجازه دهیم رفتارهای افراد مسئله ساز، ما را در کنترل رفتارمان دچار مشکل سازد و آنها را بر ما مسلط گرداند. (اینجا مقاله ای درباره پاسخ به سوالات سخت مشتریان نوشتیم، که مطالعه آن پیشنهاد میشود.)
– گوش کنید؛ گوش کنید؛ گوش کنید_ وقتی دیگران بدانند شما حرفهای آنها را میشنوید و به مسائلشان اهمیت میدهید، کمتر رفتارهای دشوار را از خود بروز میدهند.
– برای ایجاد رابطه بهتر افراد را با نام صدا بزنید (نام هر فرد گرمترین آهنگی است که او میشنود و دوست دارد بشنود).
– افراد را سرزنش نکنید. سرزنش افراد، آنها را برای بروز رفتارهای مسئله ساز مستعد میسازد.
– مراقب بلندی و لحن صدا و زبان بدن خود باشید. استفاده از زبان بدن به شما کمک میکند ارتباط بهتری را با دیگران برقرار سازید. با برقراری ارتباطات عمیق و اصولی، فرصت کمتری برای نشان دادن تعارضات و رفتارهای دشوار ایجاد میشود.
نکات نهایی برای مواجهه با افراد دشوار
– از به کار بردن کلمات زیر پرهیز کنید: باید، ولی، من میخواهم…، متاسفم، نمیتوانی و……
– اگر طالب صداقت هستید با دیگران نیز صادقانه برخورد کنید و به تعهدات خود عمل کنید.
– استفاده از کلمات جادویی را بیاموزید. در دامنه لغات ما، کلمات زیادی وجود دارند که اثرات فوق العادهای بر جای میگذارند. این کلمات را بیابید و از آنها استفاده کنید.
– فنون مذاکره را یاد بگیرید چرا که موفقیت در زندگی امروز در گرو ارتباطات خوب است و مذاکره در این راه به شما کمک میکند.
پینوشت : موضوع تعامل با افراد دشوار یا همان افراد مسئلهساز، موضوعی است که میتواند به عنوان یکی از عوامل کلیدی موفقیت شغلی و حتی موفقیت در زندگی مطرح شود. پیشنهاد میکنیم برای مطالعه بیشتر این مقاله از فوربس را هم بررسی فرمایید.